Als officemanager ondersteun je de schoolleiding bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat processen binnen de school goed zijn georganiseerd, bewaakt de voortgang en signaleert tijdig knelpunten. Daarbij denk je actief mee over passende oplossingen en verbeteringen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het ondersteunen van de schoolleiding en teamleiders bij administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden;

• het voorbereiden, organiseren en administratief afhandelen van vergaderingen en bijeenkomsten;

• het beheren en bewaken van agenda’s, gemaakte afspraken, besluiten en vervolgacties;

• het opstellen en uitwerken van brieven, notities, verslagen, notulen, rapportages en andere correspondentie;

• het verzamelen, verwerken en toegankelijk maken van relevante managementinformatie;

• het beheren van personeelsmutaties in AFAS en het ondersteunen bij het gebruik en beheer van Foleta;

• het bewaken van planningen, administratieve processen en toegewezen budgetten;

• het fungeren als centraal aanspreekpunt voor de schoolleiding en voor interne en externe contacten;

• het beheren van dossiers, contracten en het werkarchief;

• het organiseren en coördineren van werkzaamheden die bijdragen aan een soepel verloop van de dagelijkse schoolorganisatie.

Daarnaast geef je leiding aan de docentassistenten. Je zorgt voor een passende werkverdeling, bewaakt de voortgang en kwaliteit van hun werkzaamheden en begeleidt hen bij hun professionele ontwikkeling. Ook voer je ontwikkel- en beoordelingsgesprekken en stem je de inzet van de docentassistenten af met de schoolleiding en andere betrokken collega’s.

Wij zoeken een doortastende en dienstverlenende office manager die overzicht houdt, vooruitdenkt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je werkt zorgvuldig en zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op. Je voelt je thuis in een dynamische schoolomgeving en weet wat nodig is om processen, afspraken en werkzaamheden goed te organiseren. Je:

• beschikt over mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond met een afgeronde opleiding op het gebied van managementondersteuning, officemanagement, bedrijfsadministratie of een vergelijkbare richting;

• hebt ervaring met managementondersteuning en het organiseren en coördineren van administratieve en organisatorische processen;

• hebt ervaring met het coördineren van werkzaamheden en bij voorkeur met het aansturen en begeleiden van medewerkers;

• beschikt over leidinggevende vaardigheden en weet medewerkers op een coachende en duidelijke manier aan te sturen;

• bent vaardig in het opstellen, bewaken en bijstellen van planningen;

• kunt goed prioriteiten stellen en behoudt ook bij onverwachte situaties het overzicht;

• communiceert mondeling en schriftelijk helder en professioneel;

• werkt nauwkeurig, integer en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie;

• bent oplossingsgericht, neemt initiatief en signaleert tijdig waar bijsturing nodig is;

• kunt goed overweg met digitale systemen en maakt je nieuwe programma’s snel eigen;

• hebt bij voorkeur ervaring met AFAS en Foleta, of bent bereid je hierin te verdiepen;

• beschikt over organisatiesensitiviteit en kunt goed samenwerken met de schoolleiding, teamleiders, medewerkers, ouders en externe partijen.